Diagnostic
- Entretiens avec le dirigeant et l'équipe
- Cartographie des process et des outils
- Les ressaisies et les urgences chiffrées en heures
Des journées d'urgences à un cabinet qui tourne sans ressaisie.
Des process écrits, des tâches automatisées, des outils connectés entre eux. La direction n'est plus absorbée par les urgences.
Contexte.
Le dirigeant passait ses journées à gérer des urgences. Les outils ne se parlaient pas, l'information était dispersée entre les boîtes mail, les tableurs et le CRM, et chaque dossier demandait des ressaisies.
Avant
- Des journées passées à gérer des urgences
- Des outils qui ne se parlent pas
- Chaque dossier saisi plusieurs fois
- L'information à chercher auprès de chacun
Après
- Des procédures écrites pour les flux critiques
- Des relances et des suivis qui partent seuls
- Des outils connectés, une saisie unique
- Toute l'information au même endroit
Systèmes installés.
Implémentation
- Procédures écrites pour l'accueil d'un client, le suivi d'un dossier, la facturation
- Relances, comptes rendus et mises à jour de dossiers automatisés, y compris là où l'équipe n'y aurait pas pensé
- Les outils connectés entre eux : une seule source d'information
Adoption
- L'équipe formée sur chaque procédure et chaque automatisation
- Un responsable nommé pour chaque flux
Outils
CRM
n8n
Messagerie
Tableau de bord
« Avant l'intervention de Serensee, je passais mes journées à gérer des urgences. […] Aujourd'hui c'est environ 12h par semaine récupérées, des délais divisés par trois, et une équipe qui sait enfin où trouver l'intégralité de l'info. »
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